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Dématérialisation ou le zéro papier

Le 25 août 2011, par Mélaine | IT et Vous

La dématérialisation est la transformation de documents papiers en fichiers et contenus informatiques. Elle concerne donc aussi bien les papiers, que les échanges (visio conférence, email…) et les démarches administratives. Effectivement pour faire face à l’augmentation des volumes de papiers (qu’on doit conserver entre 10 ans et plus dans nos bureaux), la dématérialisation offre une réelle solution et  encore plus aujourd’hui avec nos politiques environnementales. Et pourtant, nous sommes assez loin du « zéro papier ». Quelles sont les véritables freins ?

D’abord un souci d’environnement?

« avant d’imprimer, pensez à l’environnement » ce message au bas des emails fait partie de cette politique globale de l’entreprise visant dans un premier temps à être plus respectueux vis à vis de l’environnement. Néanmoins ces dernières annnées, la concurrence mondiale fait rage: être compétitif est devenu une des priorités des entreprises. Tout va beaucoup plus vite et la dématérialisation qui aujourd’hui nous amène jusqu’au Cloud computing (dématérialisation du matériel, des infrastructures et des logiciels) est une étape nécessaire dans la recherche de gains de productivité.

Pourquoi tant de paperasse?

Dans nos sociétés de service, les documents émis font souvent office de preuve: contrat, bon de commande, facture, devis, compte-rendu… On parle d’une relation cruciale de client à fournisseur ou prestataire, avec un enjeu comptable et fiscal tout aussi important.

Comment procéder ?

Tout d’abord on ne peut parler de dématérialisation sans parler de GED, la gestion électronique des documents. Des solutions qui permettent de sécuriser des données sur serveurs afin que chaque collaborateur puisse avoir des accès concordant à son habilitation au sein de l’entreprise. Auditer son entreprise afin de trouver la solution adaptée qui en moyenne au sein des entreprises réduit de 50% le temps de recherche et de classement de documents. De nombreux éditeurs l’ont compris et aujourd’hui, on parle de Dropbox, Google docs, office 365…

De plus grâce la légalisation de la signature électronique est un progrès qui tend nettement vers une conversion totale des entreprises.

Ce qui se fait déjà: consultation des comptes en ligne, facture électronique, billets d’avion, de train électronique, coupon de réduction via smartphone,
Ce qui peut s’automatiser:

  • comte-rendu de réunion en ligne
  • partage de planning en ligne

Il faut alors penser à l’automatisation des tâches comptables, administratives, RH partagée en temps réel par les principaux acteurs des services concernés.

C’est un retour sur investissement important

ROI et productivité: même si il est plus ou moins difficile d’estimer le ROI d’une solution GED: quelques points seront faciles à vérifier comme:

  • volume de papiers en moins
  • encre et matériel imprimante
  • espace de stockage en moins
  • temps de traitement des démarches administratives diminué
  • traçabilité des documents (en terme de date mais aussi relié entre eux(devis+bon de commande+facture)

Et vous vous passez quand au zéro papier?

 

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