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Dématérialisation, le train en marche?

Le 23 oct 2012, par Mélaine | Actus Indigo

Ce matin, en lisant les news, je tombe sur une info qui m’interpelle:

  • Monéo dématérialise les tickets restos

C’est donc près de 50 ans de papier qui vont être remplacés par une carte électronique. Donc comme souvent lorsque l’on parle de dématérialisation, il en résulte un gain financier. Dans ce cas précis, non seulement il profite à l’entreprise qui va pouvoir profiter de 20% mais également les restaurateurs qui vont pouvoir se faire rembourser au bout de 48 Heures.

Du coup, je me suis posé la question de la dématérialisation plus spécifique en entreprise, un sujet qui nous importe beaucoup sur ce blog:

Dématérialisation ou zéro papier, de quoi parle t-on?

La dématérialisation  (dématérialisation du matériel, des infrastructures et des logiciels) est une étape nécessaire dans la recherche de gains de productivité. Encore quelque 500.000 tonnes de papier usé dans les entreprises finissent incinérés ou jetés à la décharge

Pourquoi tant de paperasse?

Dans nos sociétés de service, les documents émis font souvent office de preuve: contrat, bon de commande, facture, devis, compte-rendu… On parle d’une relation cruciale de client à fournisseur ou prestataire, avec un enjeu comptable et fiscal tout aussi important.

Comment procéder ?

Tout d’abord on ne peut parler de dématérialisation sans parler de GED, la gestion électronique des documents. Des solutions qui permettent de sécuriser des données sur serveurs afin que chaque collaborateur puisse avoir des accès concordant à son habilitation au sein de l’entreprise. Auditer son entreprise afin de trouver la solution adaptée qui en moyenne au sein des entreprises réduit de 50% le temps de recherche et de classement de documents. De nombreux éditeurs l’ont compris et aujourd’hui, on parle de Dropbox, Google docs, office 365…

De plus grâce la légalisation de la signature électronique est un progrès qui tend nettement vers une conversion totale des entreprises.

Ce qui se fait déjà: consultation des comptes en ligne, facture électronique, billets d’avion, de train électronique, coupon de réduction via smartphone,
Ce qui peut s’automatiser:

  • comte-rendu de réunion en ligne
  • partage de planning en ligne

Il faut alors penser à l’automatisation des tâches comptables, administratives, RH partagée en temps réel par les principaux acteurs des services concernés.

 

Avant Après

C’est un retour sur investissement important

ROI et productivité: même si il est plus ou moins difficile d’estimer le ROI d’une solution GED: quelques points seront faciles à vérifier comme:

  • volume de papiers en moins
  • encre et matériel imprimante
  • espace de stockage en moins
  • temps de traitement des démarches administratives diminué
  • traçabilité des documents (en terme de date mais aussi relié entre eux(devis+bon de commande+facture)

Et Aujourd’hui, où en est-on?

D’après une récente étude de l’IDC, le nombre d’impression de pages a baissé dans le monde principalement dans les pays occidentaux, dits mâtures:

En effet, ce chiffre est en baisse, de 5%. « La combinaison entre une économie faible et des tendances industrielles majeures telles que le managed print services, le green IT et l’automatisation des flux de documents ont eu un effet modérateur sur la croissance des volumes de page dans les économies développées », note IDC.

Alors entre les tickets restos en carte électronique, les factures électroniques et l’inévitable Cloud Computing pour le stockage des données, le zéro papier est sur la bonne voie qu’en pensez-vous?

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1 Commentaire

  1. Le principe de dématérialisation des factures est relativement récent pour moi. Je ne le connaissais pas il y a quelques mois encore. Mais pour moi il pose de sérieux problèmes de sécurité. En somme, on permet à une société de scanner et de transformer nos vieilles factures papiers vers des supports numériques. Qui dit numérique, dit potentiellement public. C’est donner à une société externe la clé des chiffres de sa société. Relativement risqué non ?

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